Warum Digitalisierung die Zukunft der Steuerberatung ist und wie das sicher funktioniert.
Wir treffen in unserem Beratungsalltag nach wie vor auf Kanzleien, die noch keine eigene Kanzleihomepage haben, und das ist gar nicht so selten. Diese Kanzleien denken oft nicht digital und arbeiten noch so, wie das vor 10 Jahren üblich war. Die Technik ist auf einem bestimmten Stand stehengeblieben, sehr viele Tätigkeiten werden manuell ausgeführt.
Ist das digital oder kann das weg?
Dieser etwas provokante Titel hat einen guten Grund. Wir gehen fest davon aus, dass Kanzleien, die auch heute noch die Augen vor der Digitalisierung verschließen, einfach keine Zukunftschancen haben. So hart es auch klingen mag, der Markt entwickelt sich deutlich in eine andere Richtung.
Die Vorteile der Digitalisierung kennen Sie alle und sie liegen auf der Hand. Sie können dadurch die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe optimieren, Sie können schnellere und automatisierte Prozesse zum Einsatz bringen, Sie haben eine Zeit- und Kostenersparnis, Sie reduzieren den manuellen Aufwand. Sie können die Kommunikation mit Ihren Mandanten über verschiedene Tools wie Chats, Videokonferenztools oder auch Dokumentenaustauschportale optimieren und Sie generieren dadurch Zukunftssicherheit und Wettbewerbsvorteile.
Sie können sich an die Anforderungen des Marktes anpassen, wenn Sie digitale Lösungen zum Einsatz bringen und Sie erhalten dadurch natürlich auch Einblicke in neue digitale Geschäftsfelder. Es gibt Branchen, deren Geschäftsmodelle komplett digital sind. Mandanten aus diesen Branchen erwarten natürlich auch, dass Sie in der Kanzlei ein Verständnis dafür aufgebaut haben. Wenn Sie selbst nicht digital arbeiten oder nur eingeschränkt digitalisiert sind, funktioniert die Kommunikation mit diesen Mandanten nicht. Zu guter Letzt eröffnen Sie sich durch den Einsatz digitaler Lösungen natürlich auch die Chance, neue Beratungsmöglichkeiten in Ihr Portfolio aufzunehmen.
Keine Fachkräfte ohne Digitalisierung?
Die nicht digitalisierte Kanzlei wird über kurz oder lang auch keine Mitarbeiter mehr bekommen. Der Nachwuchs ist, wie in vielen Branchen, knapp. Wir glauben, dass Steuerfachangestellte in Kanzleien lernen werden, die modern und innovativ ausgerichtet sind. Dazu gehört der Einsatz digitaler Tools zur Gestaltung des normalen Arbeitsalltags.
Digital geht nur, wenn´s auch sicher ist.
Wir sehen in der Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse noch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Sie können die Datensicherheit optimieren und eine zentrale und strukturierte Verwaltung der Mandantendaten aufbauen. Sie haben die Möglichkeit, sich zentral um die Themen Zugriffsschutz und z.B. Verschlüsselung zu kümmern und noch einige weitere Aspekte der IT-Sicherheit zu organisieren. Im Vergleich zu analoger Datenverarbeitung, wo Sie mit sehr viel Papier arbeiten, Papier transportieren, archivieren und vernichten müssen, haben wir im Bereich der digitalen Datenverwaltung wesentlich bessere Möglichkeiten, zu einem guten Niveau an Sicherheit und Schutz für Mandantendaten und damit auch die personenbezogenen Daten zu gelangen.
Das funktioniert aber nur dann, wenn die Themen Datenschutz und Datensicherheit sowie die Kriterien, die sich daraus für die Auswahl der Lösungen ergeben, von Anfang an thematisiert werden. Wenn Sie sich für die Digitalisierung bestimmter Prozesse entscheiden, müssen Sie vorab prüfen welche Anbieter Lösungen zur Verfügung stellen, die alle Voraussetzungen an IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen.
Wir gehen an dieser Stelle sogar einen Schritt weiter. Wenn Sie eine Lösung vor dem Einsatz nicht hinsichtlich der technischen Gegebenheiten und der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften auf Herz und Nieren geprüft haben, dürfen Sie diese gar nicht erst in Ihrer Kanzlei zum Einsatz bringen. Das wäre die richtige Reihenfolge der Vorgehensweise: erst prüfen, dann einsetzen.
Auf was müssen Sie achten, wenn Sie Lösungen zur Digitalisierung auswählen?
Wir müssen hier unterscheiden, ob Sie eine Cloudlösung oder eine auf Ihrem lokalen Kanzleisystem installierte Lösung zum Einsatz bringen wollen. Bei Cloudlösungen müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen vom Auftragnehmer umgesetzt worden sind. Sie müssen sich zum Beispiel darum kümmern, dass die Wege der Datenübertragung hin zum Dienstleister sicher und geschützt gestaltet sind, um die Vertraulichkeit der Daten während der Übertragung zu gewährleisten. Lassen Sie sich die genutzte Verschlüsselungstechnologie am Besten von den Auftragnehmern im Detail nennen und von Ihren Fachleuten zum Thema IT-Sicherheit überprüfen.
Auch die Möglichkeiten der Zugriffs- und Zugangskontrolle sind zu klären. Hier stellt sich die Frage, wer grundsätzlich Zugang, auch physisch, zu den Datenbeständen hat, beispielsweise in einem Rechenzentrum, und welche Subdienstleister mit in die Datenverarbeitung involviert sind.
Wer kann auf digitalem Weg auf die Daten zugreifen und wer kann diese verarbeiten? Dass ist die nächste Fragestellung in diesem Zusammenhang. Gibt es Möglichkeiten, die Rechte der Benutzer sinnvoll zu gestalten, können Sie Benutzerrechte einschränken oder im Notfall auch entziehen? Wie ist die Zugriffskontrolle gestaltet, beispielsweise mit starken Passwörtern oder Authentifizierungsverfahren? Auch diese Fragestellungen sollten Sie mit dem Auftragnehmer vor Auftragsvergabe klären.
Ein wichtiges Thema ist auch der Bereich Datensicherung und die Notfallplanung beim Dienstleister. Eine sinnvolle Datensicherung und die Durchführung von Recovery Tests, also die Rücksicherung der Datensicherung, sollten Sie sich bestätigen lassen. Lassen Sie auch hier Ihre Spezialisten zum Datenschutz oder Ihren Systempartner einen Blick darauf werfen und ggf. mit dem Auftragnehmer sprechen. Wenn Sie digitale Datenbestände verarbeiten und diese einem Clouddienstleister anvertrauen und es ist nicht sichergestellt, dass es eine im Ernstfall auch wiedereinspielbare Datensicherung gibt, haben sie ein großes Problem: Datenverlust, der zu handfesten Schwierigkeiten führen kann. Lassen Sie sich auch Regelungen für technische Ausfälle im Rechenzentrum oder für Störungen vorlegen und Garantien für die Mindestverfügbarkeit Zugangs zur Lösung geben.
In vielen Bereichen der Digitalisierung kommen Sie um den Einsatz von Clouddienstleistern sehr wahrscheinlich nicht herum, z.B. bei Konferenztools oder Lösungen zur Datenübermittlung. Auch digitale Bilderkennungslösungen beispielsweise, für die Sie lokal eine enorme Serverleistung zur Verfügung stellen müssten, laufen optimal in der Cloud. Einige Lösungen zur Digitalisierung Ihres Kanzleialltags funktionieren jedoch auch wunderbar bei lokaler Installation, zum Beispiel im Rahmen Ihrer Kanzleisoftware.
Welche technischen Notwendigkeiten bestehen in diesem Fall? Im Grunde geht es um die gleichen Voraussetzungen, die Sie in Ihrer Kanzlei sowieso schon erfüllen müssen. Datenschutz und IT-Sicherheit sollte so etabliert sein, dass das hinzufügen weiterer digitaler Lösungen nicht zu besonderen Vorkommnissen führt. Sie müssen sich natürlich auch hier Gedanken über Zugangs- und Zugriffsrechte machen, über die Backupstrategie, über das Thema Updateplanung, über Notfallszenarien etc. Bedenken Sie aber, dass diese Themen intern eigenständig aufgebaut werden müssen und ggf. angepasst werden sollten, wenn mehr Daten auf Ihren Systemen ausschließlich digital verarbeitet werden. Im Grunde müssen Sie sich mit dem Sicherheitsniveau eines guten Rechenzentrums vergleichen.
Wenn Sie also darüber nachdenken, noch mehr in die Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse einzusteigen, sollten Sie überlegen ob die Auslagerung der Kanzleisoftware in ein Rechenzentrum nicht grundsätzlich Sinn macht. Dort können Sie auf eine Sicherheitsinfrastruktur zurückgreifen, die Sie in Ihrem Haus lokal nur sehr schwer und vor allem mit hohem Kostenaufwand erreichen können.
Was bedeutet das konkret für Ihre Kanzlei?
Bei Cloudlösungen müssen Sie sicherstellen, dass die Verarbeitung der daten im Auftrag nach den Anforderungen des Datenschutzes, und das schließt bestimmte Maßnahmen aus der IT-Sicherheit automatisch mit ein, erfolgt. Sie müssen regelmäßig überprüfen, ob sich daran nichts geändert hat oder die Anforderungen an den Dienstleister gestiegen sind.
Bei der Installation der Lösungen in Ihrer Kanzlei müssen Sie die notwendigen Voraussetzungen hinsichtlich IT-Sicherheit und Datenschutz selbst herstellen und die Kanzleisysteme dahingehend regelmäßig überprüfen.
Unsere dringende Empfehlung: versuchen Sie das bitte nicht ohne Fachmann. Sie brauchen entweder einen Datenschutzexperten, der auch Kenntnisse in der IT-Sicherheit hat, oder einen Spezialisten aus Ihrem Systemhaus, der das Thema Datenschutz gut im Blick hat, um zu überprüfen welche Geschäftspartner Sie an Bord nehmen können. Gleiches gilt, wenn es um die Infrastruktur in Ihrer Kanzlei geht. Hier sollten Sie überprüfen, ob diese auch wirklich dazu geeignet ist noch weitere Prozesse oder ggf. ganze Geschäftsfelder oder Beratungsleistungen digital abzubilden.
Wir haben überlegt, ob wir Ihnen eine Checkliste an die Hand geben, mit der Sie Cloudienstleister oder Anbieter Digitalisierungslösungen überprüfen können. Wir haben uns Absicht dagegen entschieden, da Sie die Antworten der Dienstleister auf die Fragestellungen aus technischer Sicht wahrscheinlich gar nicht einschätzen können. Sind die Gegebenheiten ausreichen, um die Daten, die Sie ans Rechenzentrum übermitteln, gut genug geschützt sind? Entsprechen diese dem aktuellen Stand der Technik? Sie brauchen sehr wahrscheinlich die Unterstützung von Fachleuten, um hier zum richtigen Ergebnis zu kommen.
Wichtig: nicht ohne Konzept ins kalte Wasser springen!
Was wir Ihnen auf jeden Fall ans Herz legen möchten ist die Erstellung einer „digitalen Datenkarte“. Damit bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Datenbestände wo gespeichert sind, welche Dienstleister Sie im Boot haben und welche daten bei diesem Dienst vorhanden sind und verarbeitet werden. Kurz: was wird wo mit welchen Daten gemacht? Was passiert mit dem Ergebnis der Datenverarbeitung? Bleiben die Daten dort gespeichert, wird etwas vom Mandanten oder der Kanzlei abgerufen, werden Daten weiterverarbeitet und bilden ggf. die Grundlage für anschließende digitale Prozesse?
Das alles ist wichtig für Sie zu wissen, wenn Sie ein Digitalisierungskonzept erstellen wollen, um die Prozesse schlüssig aneinander anzupassen. Sie müssen als Kanzleileitung wissen, wo sich Ihre Daten befinden. Das ist oberstes Gebot im Datenschutz. Das ist auch unbedingt notwendig um die Auskunftsfähigkeit Ihrer Kanzlei nach DSGVO zu gewährleisten. Wenn Personen, deren personenbezogene Daten in Ihrer Kanzlei bzw. bei Ihren Dienstleistern verarbeitet werden, Ihre Betroffenenrechte geltend machen, dann müssen Sie entweder Auskunft darüber erteilen können, welche Daten bei Ihnen gespeichert und verarbeitet werden oder Sie müssen diese z.B. auch löschen können, wenn der Betroffene das von Ihnen verlangt. Das geht natürlich nur, wenn Sie genau wissen, welche Daten wo gespeichert sind und verarbeitet werden.
Losgehen: ja! Alleine? Nein.
Das Thema Digitalisierung nicht nur hinsichtlich der strategischen Entscheidungen relativ komplex. Es bringt auch aus Sicht des Datenschutzes und der IT-Sicherheit einige Herausforderungen mit sich. Für Sie als Steuerberater sind diese relativ einfach zu lösen, denn sie werden nicht darum herumkommen, sich einen Fachmann zur Seite zu nehmen.
Was ich erreichen möchte ist, dass Sie ein Bewusstsein dafür entwickeln, auf welche Punkte Sie bei oder noch besser vor der Auswahl einer Digitalisierungslösung oder eines digitalen Tools für Ihre Kanzlei achten müssen. Dabei spielt es keine Rollen, ob es nur ein kleines Tool ist, das Sie auf Ihrer Homepage einbinden, oder eine umfassende Lösung zur Digitalisierung grundlegender Prozesse. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nebenbei Tools testen, Zugänge anlegen, etwas nur mit einem Mandanten auf die Schnelle ausprobieren. Es ist wirklich wichtig den Überblick zu behalten und vor der Übermittlung der ersten Daten Datenschutz und IT-Sicherheit bei Ihrem Auftragnehmer detailliert zu überprüfen. Oder besser: von Ihren Fachleuten und Spezialisten prüfen zu lassen. Im Notfall gibt es für die meisten Lösungen auch gute Alternativen, die Sie in Ihrer Kanzlei ohne Bedenken zum Einsatz bringen können. Auch da haben Ihre Experten bestimmt Tipps für Sie.
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