Jede dritte Kanzlei überlässt nach der Erfahrung unserer Berater die Installation von Updates dem Zufall. Der Zufall heißt im besten Fall „Einschätzung der Systempartner“, im schlechtesten Fall „Sohn des Mandanten, der das nebenberuflich macht“. Kein Witz.
Hier finden Sie 3 gute Gründe, warum Sie das Update-Konzept für Ihre Kanzlei neu denken sollten.
1 Updates sind ein ganz entscheidender Faktor Ihrer Kanzleisicherheit.
Sie enthalten – neben den Funktionsanpassungen und Fehlerbehebungen – sicherheitsrelevante Bestandteile. Ein häufiges Argument: „Die Hersteller weisen auf wichtige Updates hin, die verpassen wir nicht.“ Das stimmt. Wenn Sie allerdings nur auf diese Updates besonders schnell reagieren, legen Sie die Sicherheit und technische Funktionsfähigkeit Ihrer Kanzlei tatsächlich in die Hände eines Lieferanten. Was wichtig ist, sollten Sie selbst entscheiden.
Dabei geht es im Übrigen nicht immer um große Sicherheitslücken. Auch ein Programmfehler in der Benutzerverwaltung oder der Verschlüsselung bei Übermittlungsverfahren ist sicherheitsrelevant. Ob Softwarepartner das für genauso wichtig erachten wie Sie, wagen wir zu bezweifeln.
2 Mit Konzept wird nichts vergessen – Updates betreffen nicht nur Ihre Kanzleisysteme.
Das Argument: „Unser Systempartner macht das schon richtig.“ Bestimmt. Manche Systeme liegen aber nicht in seiner Verantwortung. Wenn Sie eine Homepage betreiben, muss das Betriebssystem des Webservers, das Content-Management-System und die eingesetzten Plugins aktualisiert werden. Gerade Bereiche, die online zugänglich sind, sollten hinsichtlich der regelmäßigen Aktualisierungen gut überwacht werden. Aber auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets müssen in Ihr Konzept eingezogen werden, sogar die Aktualisierung der zum Einsatz kommenden Apps spielt eine große Rolle.
3 Updates haben Auswirkungen. Behalten Sie im Blick, ob alles korrekt funktioniert.
Selbst in einer im Vergleich zu Großunternehmen relativ kleinen Kanzlei-Systemlandschaft bestehen jede Menge Abhängigkeiten der Komponenten untereinander. Eine Software funktioniert ab einer bestimmten Version nicht mehr auf der bestehenden Hardware. Eine Datenbankaktualisierung führt dazu, dass Anpassungen an der Datensicherung vorgenommen werden müssen. Oder – ganz wichtiges Thema – ein Update überschreibt vorgenommene Einstellungen.
Wenn Sie im Fall der Fälle feststellen, dass Ihr Backup nicht mehr funktioniert, kann das handfesten finanziellen Schaden mit sich bringen. Daher sollten Sie regelmäßig prüfen, ob z.B. aktualisierte Systemvoraussetzungen vorliegen oder Ihre Datensicherung noch wie gewünscht funktioniert oder weitere Abhängigkeiten zu Problemen führen könnten.
Die Lösung
Stochern Sie nicht im Trüben, wenn es um Ihr Update-Konzept geht. Setzen Sie sich einmal mit den Experten für die Themen zusammen und erstellen Sie ein übersichtliches und stichhaltiges Konzept. Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihrem Systempartner, dem Webdesigner bzw. der Werbeagentur, Ihrem Datenschutzberater und, falls vorhanden, dem IT-Sicherheitsberater.
Das Ergebnis muss am Anfang nicht perfekt sein: wenn Sie die oben angesprochenen Themen geklärt haben, sind Sie definitiv einen großen Schritt weiter. Nehmen Sie sich das Thema „Update-Konzept“ einfach einmal pro Jahr auf Wiedervorlage und besprechen Sie Vertiefungs- oder Änderungsbedarf mit den Experten.
Viel Spaß auf der sicheren Seite!
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